Трансграничный электронный документооборот

Основными преимуществами электронного документооборота (ЭДО) традиционно называют сокращение затрат на бизнес-процессы, оптимизацию трудовых ресурсов, повышение качества управленческой информации, ускорение оборачиваемости денежных средств. Данные утверждения справедливы как для внутреннего ЭДО, так и для международного. В российской и мировой практике внедрение ЭДО стало следствием необходимости администрирования НДС, также значимыми факторами ЭДО стали вопросы оптимизация госзакупок. В программном правительственном документе «Концепции развития электронного документооборота» для внедрения международного ЭДО были обозначены следующие проблемные вопросы:

1. Правовой – регулирование ЭДО в иностранных юрисдикциях: контроль и уровень требований, формы и форматы документов;

2. Технический – признание и алгоритмы криптографии для проверки электронной подписи;

3. Организационный – унификация данных для хозяйственного оборота на межгосударственном уровне (форматы документов, классификаторы и др.).

Пилотные проекты по трансграничному ЭДО с 2018 года осуществляются в рамках Таможенного союза ЕАЭС между компаниями России, Белоруссии, Казахстана, Армении. В рамках ЕАЭС анонсирована разработка интегрированной ИС Евразийского экономического союза для обмена электронными документами как уровне правительств и межправительственных организаций, так и хозяйствующих субъектов.

Один из проектов получил практическое продолжение в виде разработки и публикации нормативных и методических документов. Опубликован и частично вступил в силу закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ, позволяющий признавать иностранные электронные подписи и обмениваться юридически значимыми электронными документами в рамках трансграничной торговли.

ФНС России и МНС Республики Беларусь разработали Методические рекомендации для участников трансграничного ЭДО. Рекомендации составлены по итогам пилотного проекта по обмену электронными товаросопроводительными документами при трансграничной торговле между российскими и белорусскими хозяйствующими субъектами с применением механизма доверенной третьей стороны (ДТС). ДТС, в данном случае, — это национальный оператор ЭДО, который осуществляет проверку и подтверждает электронную подпись для остальных участников обмена документами. Анализ отчета о завершении пилотного проекта показывает, что были успешно апробированы и подтверждены схемы обмена электронными документами с аффилированными компаниями в другой юрисдикции или операций поставок товаров в торговые сети на территории РФ.

Данный документ определил технологические стандарты для трансграничного взаимодействия, и представил перечень документов, обмен которыми возможен с помощью согласованных схем трансграничного ЭДО и пр. Здесь представлены рекомендации по взаимному признанию электронных цифровых подписей, технологические схемы обмена документами, описание особенностей регулирования ЭДО в России и Республике Беларусь, разъяснения по представлению электронных документов в налоговые органы РФ.

Следует учитывать, что в «Методических рекомендациях» четко обозначены стандартизируемые документы для контролируемого в налоговых целях трансграничного ЭДО для каждой из юрисдикций. Для РФ это документы:

•  «Счет-фактура» (в т.ч. корректировочный), 
• «УПД», 
• «ДОП УПД» (первичный документ - накладная или акт).

Для Белорусских компаний – это «Товарная накладная РБ», «электронный акт приемки по количеству и качеству».

При этом допускается возможность обмена неформализованными документами между хозяйствующими субъектами при условии сохранения общей схемы обмена (проверка и удостоверение ЭП). Предоставление документов по форматам РФ, которые подписаны иностранным контрагентом сопровождается квитанцией ДТС в виде визуализированного документа с электронной подписью.

Предоставление документов по форматам Белорусского законодательства сопровождается представлением копий на бумажном носителе, которые заверяются печатью и затем переводятся в электронную форму путем сканирования и представляются с электронной подписью проверяемого лица (квитанцией) по ТКС.

Следует учитывать, что приоритетным в трансграничном ЭДО является признание электронных подписей, созданных в соответствии с международными договорами РФ. Действие электронных подписей, созданных на основе международных стандартов, в отсутствие международного договора государственными органами РФ и ЦБ России фактически не признается (№ 63-ФЗ от 06.04.2011).

Для российских компаний, − закон от 04.08.2023 № 457-ФЗ предоставил полномочия аккредитованным удостоверяющим центрам представлять услуги обмена документами и заверять ЭП российских клиентов для трансграничного ЭДО. Для Республики Беларусь утвержденный список провайдеров ЭДО указан в приложении 5 рекомендуемых «Методических рекомендаций».

Специалисты отмечают, что разработанные «рекомендации» будут использованы не только при работе с контрагентами из Республики Беларусь, но и для разработки системных технологий ЭДО с контрагентами из других стран.

Внедрение трансграничного ЭДО помогает повысить эффективность представления документов в таможенную службу и банки; ускорить оформление возврата НДС; способствует сокращению штрафных санкций, которые могут быть начислены в рамках валютного, таможенного и другого контроля.