Смена главного бухгалтера: пошаговая инструкция по передаче дел

ЭТАП 1: ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И ПРИКАЗ О ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ

Организации вправе самостоятельно установить для себя соответствующие правила приема-передачи дел. Поэтому целесообразно локальным нормативным актом (приказом, распоряжением, инструкцией и др.) определить порядок передачи дел от одного главного бухгалтера к другому.

Допустим, таким распорядительным документом является приказ руководителя предприятия, в котором необходимо указать:

1) причину проведения приемки-передачи дел (например, увольнение главного бухгалтера);

2) сроки проведения приема-передачи дел:

• Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели (ст.80 ТК РФ);
• По инициативе работодателя трудовой договор с главным бухгалтером может быть расторгнут при смене собственника имущества (п.4 ст.81 ТК РФ). Предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел в данном случае составит три месяца со дня возникновения права собственности у нового собственника (ст.75 ТК РФ).

3) лицо, ответственное за сдачу документов (данные увольняющегося главного бухгалтера);

4) лицо, ответственное за прием дел (новый главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель организации или иной исполнитель обязанностей главного бухгалтера);

5) другие лица, участвующие в процессе приема-передачи дел (члены специальной комиссии по передаче дел, представитель вышестоящего органа, аудиторы);

6) дата, на которую должны быть завершены учетные процессы за истекший период;

Утверждаемая дата передачи дел определяется исходя из сроков сдачи налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности.

7) полномочия и обязанности предыдущего и нового главного бухгалтера (если они какое-то время будут работать вместе).

Новый главный бухгалтер должен точно знать свои должностные обязанности и иметь возможность результативно организовать свою работу. Для этого необходимо заранее ознакомиться с должностной инструкцией.

ЭТАП 2: ЗАВЕРШЕНИЕ УЧЕТНЫХ ПРОЦЕССОВ 

На дату, указанную в Приказе, прежний главный бухгалтер должен завершить все учетные процессы.

Для этого необходимо:

• сформировать первичные документы;
• сделать бухгалтерские записи;
• представить бухгалтерскую и налоговую отчетность, расчеты по уплате страховых взносов, статистическую отчетность и т.д.

 Все документы должны быть оформлены должным образом и подшиты.

ЭТАП 3: ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

При смене материально ответственных лиц проверка соответствия фактического состояния имущества и обязательств организации данным бухгалтерского учета является обязательной в соответствии с п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина РФ N 34н от 29.07.1998 (ред. от 11.04.2018)). Результаты проведенной процедуры оформляются соответствующими актами и описями. Инвентаризация обязательна, если в трудовом договоре с главным бухгалтером было закреплено условие о полной материальной ответственности.

Независимо от того, был ли заключен с прежним главным бухгалтером договор о материальной ответственности или нет, целесообразно провести инвентаризацию денежных средств на расчетных счетах и наличных денежных средств. При смене главного бухгалтера на малых и средних предприятиях целесообразно проведение инвентаризации всего имущества и обязательств.

Следует учитывать, что при отсутствии инвентаризации, - в случае недостачи или утраты материальных ценностей, будет сложно определить конкретный период возникновения недостачи и доказать ответственность вступающего в должность главного бухгалтера за несоответствие учетных и фактических данных об имуществе в будущем.

ЭТАП 4: ПРОВЕРКА СОСТОЯНИЯ УЧЕТА И ОТЧЕТНОСТИ

Проверка состояния учета и отчетности предполагает проверку наличия документов, состояния бухгалтерской базы, соответствия бухгалтерской и налоговой отчетности положениям учетной политики и действующему законодательству, правильности исчисления налогов, сборов и представления налоговых отчетов.

Для проведения подобной оценки целесообразно воспользоваться услугами аудиторской фирмы. В итоге компания получит независимое заключение о правильности ведения бухгалтерского и налогового учета. В иных случаях следует провести выборочную проверку правильности и своевременности отражения данных первичных документов в бухгалтерских и налоговых регистрах, финансовой отчетности и налоговых декларациях и расчетах.

Обязательной проверке подлежат следующие документы:

– учредительные документы, протоколы собраний акционеров (учредителей) и совета директоров (наблюдательного совета), свидетельство о государственной регистрации, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, документы о регистрации ККТ;

– учетная политика для целей бухгалтерского и налогового учета, должностные инструкции сотрудников бухгалтерии, внутренние регламенты системы документооборота;

– бухгалтерская и налоговая отчетность;

– выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

– регистры бухгалтерского и налогового учета;

– материалы инвентаризаций;

– акты аудиторских, налоговых и иных проверок;

– акты сверки по расчетам с бюджетом и внебюджетными фондами (включая сверку платежей на текущую дату);

– материалы о недостачах, растратах и хищениях, переданных и не переданных в органы расследования;

– материалы судебных разбирательств с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами, в которых компания на текущий момент принимает участие.

Следует обратить особое внимание на наличие и состояние первичных документов и учетных регистров за текущий период и три предшествующих года, - период, за который может производиться выездная налоговая проверка (п. 4 с. 89 НК РФ).

Ошибки и неточности в бухгалтерской и налоговой отчетности, в оформлении первичной документации, выявленные в ходе проверки состояния учета и отчетности целесообразно оформить бухгалтерскими справками за подписью уходящего главного бухгалтера.

ЭТАП 5: АКТ ПРИЕМКИ-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

Форма акта приема-передачи дел законодательно не урегулирована и может быть составлена произвольно. Кроме реквизитов приказа о приеме-передаче дел, Ф.И.О. должностных лиц, участвующих в передаче дел, описи передаваемых документов, рекомендуем отразить а акте следующие разделы:

• Общая характеристика бухгалтерского и налогового учета (система налогообложения, характеристика структуры бухгалтерии, учетной политики, используемых программных продуктов, наличие/отсутствие должностных инструкций, фиксация последних сданных отчетов, хранение документов);

• Состояние расчетов и учета денежных средств (расчетные счета, использование систем «Банк-Клиент», наличие кассы, чековой книжки, корпоративных карт, наличие/отсутствие зарплатного проекта, периодичность сверок с контрагентами, кредитные договора, неурегулированные задолженности на дату акта передачи дел, судебные и претензионные документы);

• Наличие и состояние имущества (собственные и арендованные объекты основных средств, отдельно – транспортные средства, НМА, организация товарного и материального учета, данные по инвентаризациям, наличие/отсутствие фактов хищений и недостач, МОЛ)

• Остатки по счетам (результаты аудиторской проверки, если таковая сопровождает передачу дел, оборотно-сальдовая ведомость на указанную дату с расшифровкой проверенных счетов или пояснениями передающей стороны);

Опись передаваемых документов, которая может быть оформлена как приложение к акту или самостоятельный документ, целесообразно систематизировать по разделам:

• Учредительные и регистрационные документы;
• Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета;
• Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность;
• Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми, контролирующими и прочими государственными органами;
• Документы по учету товарно-материальных ценностей;
• Документы по учету труда и заработной платы
• Документы по учету денежных средств;
• Документы по учету расчетов контрагентами;
• Прочие.

   Акт подписывается всеми лицами, участвующими в его составлении, и утверждается руководителем организации.

Отдельным передаточным документом, или отдельным разделом акта приема-передачи дел могут быть оформлены фирменные штампы и печати, ключи от сейфов, электронные ключи и сертификаты спецоператоров связи, порядок доступа к учетным системам и прочих элементов.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ИЗУЧЕНИЯ И РАСКРЫТИЯ В АКТЕ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ

1.      Общая характеристика бухгалтерского и налогового учета:

Сведения об организации работы в бухгалтерии. Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии; Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно; Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности (книгами, программами); Наличие ведомственных инструктивных положений и инструкций; Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой; Соблюдение установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых деклараций и отчетов.

2.      Состояние расчетов и учета денежных средств:

Наличие кассира и действующего договора на полную материальную ответственность с ним; Условия хранения и учета наличных средств и денежных документов; Состояние записей в кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в кассе; Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков; Наличие актов сверки взаимных расчетов с контрагентами, на какую дату урегулированы расхождения; Ведение претензионной работы; Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения; Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности перед бюджетом по налогам и сборам; учет труда и расчеты с персоналом - Сведения о штатном расписании, наличие трудовых контрактов; Задолженность по выплате заработной платы; Решения учредителей об утверждении отчетности, выплате дивидендов.

3.      Наличие и состояние имущества:

Основные средства и нематериальные активы - Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов основных средств, их выбытия и списания; Инвентарные карточки на основные средства; Наличие приказов о назначении ответственных хранителей ценностей; Последняя инвентаризация имущества: отражение в учете, дата; Материальный и складской учет: Состояние аналитического учета материалов; Наличие приходных и расходных документов по движению материальных ценностей; Результаты последней инвентаризации материальных ценностей; Отражение в учете актов ревизий и обследований, материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных в органы расследования.

POST SCRIPTUM

При смене главного бухгалтера в организации уведомление налоговых органов или других государственных органов действующим законодательством не предусмотрено. Однако информация о главном бухгалтере есть в регистрационном деле организации в ИФНС России, поэтому на практике некоторые налоговые инспекции просят присылать им такие уведомления. Документ можно составить в произвольной форме и отправить в любое время вместе с копией приказа о назначении.

При наличии у главного бухгалтера права подписи банковских документов в обслуживающих банках необходимо оформить банковские карточки с образцами подписей и заменить сертификат ключа ЭЦП системы "Клиент - банк". Такое оформление сопровождается представлением документов, подтверждающих полномочия указанных в карточке лиц на распоряжение денежными средствами и документов, удостоверяющих личность.

Главного бухгалтера нельзя привлечь к административной и уголовной ответственности за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, уклонение от уплаты налогов, допущенные его предшественником. Положения КоАП РФ гласят, что «лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина» (п.1 ст.1.5). Если вина установлена, привлечение должностного лица к данным видам ответственности возможно и после увольнения в пределах установленных сроков давности (ст. 2.4 и 4.5 КоАП РФ, ст.78 УК РФ). Главный бухгалтер может быть привлечен к административной ответственности, в частности, за нарушение сроков представления налоговой декларации (расчета по страховым взносам) - ст. 15.5 КоАП РФ, непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, - ст. 15.6 КоАП РФ, грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, - ст. 15.11 КоАП РФ.

К уголовной ответственности главный бухгалтер может быть привлечен в том числе за уклонение от уплаты налогов (ст. 199 УК РФ), неисполнение обязанностей налогового агента (ст. 199.1 УК РФ), уклонение от уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ст. 199.4 УК РФ). В последнем обзоре Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.11.2019 N 48 "О практике применения судами законодательства об ответственности за налоговые преступления" содержатся разъяснения, что главный бухгалтер может привлекаться к ответственности за налоговые преступления при наличии и доказанности прямого умысла (п. п. 4, 7, 8 Постановления).

Если предыдущий главный бухгалтер причинил компании материальный ущерб. Если был заключен договор о полной материальной ответственности, увольняющемуся сотруднику придется возместить ущерб полностью (ст.238 ТК РФ). Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, причиненный материальный ущерб он возмещает в пределах своего среднемесячного заработка (ст.241 ТК РФ).