Система кадрового учета: цели, формы, задачи и порядок ведения

Кадры – важный ресурс для любой компании независимо от формы ее собственности и вида деятельности. Потребность в квалифицированных кадрах неуклонно растет. В связи с этим особую актуальность приобретают вопросы, связанные с кадровым учетом. Рассмотрим, для чего в организации ведется кадровый учет.

Качество и информативность кадрового учета оказывают влияние на работу всех служб предприятия и его эффективность в целом. Правильно организованный кадровый учет позволяет планировать использование материальных и финансовых ресурсов, проводить анализ финансово-хозяйственной деятельности, правильно рассчитывать себестоимость выпускаемой продукции и оказанных услуг, что напрямую влияет на доходность бизнеса.

Цели и задачи кадрового учета

Система кадрового учета в организации – это учет и регистрация движения работников в организации, оформление трудовых отношений между работодателем и работником в соответствии с требованиями трудового законодательства и трудового права.

Цель кадрового учета – систематизация работы с персоналом, организация документооборота, снижение рисков возникновения трудовых споров, проблем с законом и штрафов за нарушение трудового законодательства.

К основным задачам кадрового учета в организации относят:

• оформление внутренних нормативных актов – приказов о приеме на работу, перемещениях сотрудников, отпусках, переводах на другие должности, наказаниях и поощрениях, увольнении,
• формирование оптимальной штатной структуры,
• учет рабочего времени,
• ведение документооборота по работе с персоналом, по охране труда и по воинскому учету,
• проведение аттестации сотрудников,
• подбор персонала,
• организация учета персональных данных, обеспечение сохранности кадровой документации,
• составление и своевременное предоставление кадровой отчетности в налоговую инспекцию, в органы статистики и в пенсионный фонд,
• соблюдение требований действующего трудового законодательства,
• участие в разрешении трудовых споров.

Формы организации системы кадрового учета

Выбор формы ведения кадрового учета зависит от специфики деятельности и масштаба компании, сложности структуры, штата сотрудников. Чем крупнее предприятие, тем больше требований к ведению кадрового учета.

Можно выделить следующие основные формы ведения кадрового учета:

• ведение кадрового учета сотрудниками смежных отделов. Это может быть секретарь, бухгалтер, юрист. Преимуществом такой формы является экономия средств, а недостатком – ошибки, возникающие по причине незнания специфики трудового права, отсутствия ключевых навыков и времени для изучения последних изменений в законодательстве,
• создание отдела кадров или прием штатного специалиста по кадрам (если организация небольшая). Такая форма организации позволяет руководителю наладить работу кадровой службы в соответствии со своими требованиями и самому контролировать выполнение сотрудниками должностных обязанностей. К недостаткам можно отнести необходимость поиска квалифицированного персонала, организации рабочих мест, затраты времени,
• передача постановки кадрового учета на аутсорсинг. Специализированная компания полностью или частично решает вопросы по организации и ведению кадрового учета. Преимуществами данного решения являются организация кадрового учета в соответствии с актуальными требованиями трудового законодательства, а также надежная защита от ошибок, способных привести к административным нарушениям и штрафам.

Порядок ведения кадрового учета

Разберем, что в себя включает кадровый учет. Прежде всего, под этим термином понимаются процессы делопроизводства, включающие в себя оформление различной документации в большом количестве. В документации отражается информация по всем сотрудникам и в целом по организации. Документы классифицируются на обязательные и необязательные. Обязанность ведения кадровой документации закреплена в Трудовом кодексе РФ, при ее отсутствии или неправильном оформлении налагается административная ответственность на должностных лиц, в соответствии с п.1 ст.5.27 КоАП РФ.

К обязательным относятся следующие документы:

• личная карточка, в которой отражаются все данные по работнику – прием, перемещения, отпуска, воинский учет, больничные листы, увольнения,
• личное дело сотрудника, которое включает копии паспорта, СНИЛС, ИНН, заявления, приказы, договор или контракт и дополнительные соглашения к ним,
• трудовая книжка в бумажном или электронном виде,
• положение о персональных данных и согласие на обработку персональных данных,
• график отпусков,
• табель учета рабочего времени,
• штатное расписание,
• положения по охране труда, о премировании,
• правила внутреннего распорядка.

Кадровые документы подписываются руководителем организации, сотрудник знакомится с содержанием документа и ставит свою подпись. Не все обязательные документы имеют унифицированную форму, поэтому некоторые разрабатываются непосредственно самой организацией.

К необязательным относятся следующие документы:

• должностные инструкции,
• приказы о структурных подразделениях,
• коллективный договор,
• служебные записки и т.п.

Как видно из вышеописанного, ведение кадрового учета является сложным, трудоемким и многозадачным процессом, который требует глубоких знаний в области трудового права, последних изменений в нормативно-правовых законодательных актах, а также солидного опыта разрешения нестандартных ситуаций. Недостаточная компетенция сотрудников кадровой службы неизбежно приводит к ошибкам, нарушениям и в конечном итоге к штрафам.

Особенности кадрового учета в «Кроу Аудэкс»

Компания «Кроу Аудэкс» более 28 лет оказывает услуги в области трудового права и кадрового учета (правовое сопровождение кадрового делопроизводства, восстановление кадрового учета «Кадровик+», постановка кадрового учета с нуля), а также проводит кадровый аудит.

Преимущества сотрудничества с компанией «Кроу Аудэкс»:

• постановка кадрового учета, отвечающего требованиям законодательства,
• оптимизация документооборота,
• экономия средств на содержании большого отдела кадров,
• минимизация рисков ошибок,
• консультации опытных экспертов,
• помощь в оформлении и разработке кадровых документов,
• подготовка к проверкам государственных контролирующих органов.

Опыт, слаженная работа и профессионализм команды помогут решить любую проблему. Ежегодно услугами «Кроу Аудэкс» пользуются более 500 компаний со всей РФ.

Закажите консультацию экспертов «Кроу Аудэкс»: тел: +7 (843) 202-07-62, эл. почта: info@audex.ru!